Сви потписујемо документе у различите сврхе као што су службена писма, закупи наших станова, документи о пројектима које делимо са партнерима и захтеви за кредит.

Међутим, лакше је и често безбедније потписати своје документе ако су урађени дигитално. Мицрософт Оффице датотеке као што су Ворд, Екцел и ПоверПоинт омогућавају вам да лако додате дигиталне потписе. Да видимо како се то ради.

Шта је дигитални потпис и зашто га додати?

Дигитални потпис је врста електронског потписа који се користи за потврду аутентичности и интегритета дигиталних информација као што су е-поруке, трансакције кредитном картицом и документи. Датотеке Мицрософт Ворд и Екцел могу се потписати дигитално, а постоји неколико начина на које можете потписати и ПДФ датотеке.

Ако дигитално потписујете документ, то ће потврдити да информације у документу потичу од вас и да нису промењене од када сте га потписали. Дакле, то је као виртуелни отисак прста или електронски приказ вашег руком писаног потписа.

Иако постоји много апликација за потписивање докумената на мрежи, Мицрософт Оффице вам омогућава да креирате дигиталне потписе у Ворд, Екцел и ПоверПоинт датотекама. Не морате да одштампате документ, потпишете га оловком, а затим скенирате и пошаљете. Можете само да креирате дигитални потпис у Оффице датотеци и пошаљете је е-поштом.

Додавање дигиталног потписа помаже да документ буде аутентичан и ауторитативан. Такође гарантује непорицање, што значи да доказује порекло потписаног материјала свим странама.

Поред тога, према Мицрософт-у, потписи у датотекама Мицрософт Ворд, Мицрософт Екцел или Мицрософт ПоверПоинт који су временски означени безбедним сервером временске ознаке могу, под одређеним околностима, имати валидност овере код нотара.

Како озваничити дигитални потпис

Морате имати сертификат дигиталног потписа да бисте потврдили свој идентитет и учинили га званичним. Када пошаљете дигитално потписану Мицрософт Оффице датотеку, она укључује дигитални сертификат заједно са јавним кључем.

Дигиталне сертификате издаје Ауторитет за сертификацију (ЦА). Сертификат обично важи годину дана, након чега потписник мора да обнови или добије нови сертификат за потписивање да би утврдио свој идентитет.

Ако не желите да купите сертификат или морате одмах да потпишете документ, такође можете да креирате сопствени. У оперативном систему Виндовс, процес креирања сертификата зависи од верзије оперативног система Виндовс коју користите—Виндовс 10, 8, 7, Виста или КСП.

Да бисте сазнали више о услугама дигиталних сертификата или упутствима за креирање сопственог сертификата, посетите ову страницу Мицрософт помоћи.

Како додати дигитални потпис у Мицрософт Оффице датотеку

Можете да додате дигиталне потписе у Ворд, Екцел и ПоверПоинт датотеке. Да бисте додали дигитални потпис, морате имати отворену датотеку документа Ворд или Екцел листа. Процес је исти за Ворд и Екцел, па хајде да научимо како додати дигитални потпис у Ворд датотеку.

У дијалогу Подешавање потписа додајте релевантне информације: Предложени потписник: (ово ће бити ваше име), назив потписника: (ваша ознака) и адреса е-поште потписника: (ваша адреса е-поште ако то желите да наведете).

Према упутствима потписника, подразумевана инструкција би била: Пре него што потпишете овај документ, проверите да ли је материјал који потписујете исправан. Ова директива се може променити и биће две опције на дну које можете да подесите тако што ћете означити поље за потврду: Дозволите потписнику да додаје коментаре у оквир за дијалог Потписивање и Прикажи датум потписивања у реду Потпис.

Ваш дигитални потпис ће бити уклоњен из документа. Уређивање документа ће такође уклонити потпис са њега.

Како додати или уклонити невидљиви дигитални потпис

За разлику од видљивог потписа, невидљиви дигитални потпис не додаје никакве ознаке или текст унутар документа. Уместо тога, невидљиви потпис једноставно додаје метаподатке у датотеку документа како би се осигурала аутентичност документа без промене садржаја документа.